Logísticos en cierre de mes ¿Drama, tragedia o comedia?

Nadie quisiera estar en los zapatos de un logístico al cierre de mes. Momentos dramáticos se viven en oficinas, plantas y bodegas tratando de encontrar el porqué de los excedentes o faltantes de productos. Un drama, tragedia o comedia, al mejor estilo griego, se vive la última semana de cada mes. Y no es para menos, en muchas de las compañías donde como consultores hemos tenido la fortuna de acompañar, para el momento de un cierre hemos encontrado todos los elementos para un drama.

Según la Real academia española, un drama es un “Suceso infortunado de la vida real, capaz de conmover vivamente”. Quién no se “conmueve vivamente” cuando recibe solicitudes de pedido que no puede atender bien sea por falta de capacidad logística o carencias de productos. ¡se agotó justo el producto que está en la orden de pedido!

O, al contrario, quién no considera un momento “infortunado” cuando recibe órdenes de compra que no puede ubicar en su CD: ¡no tiene espacio para ubicar tanto producto!, bueno para algunos esto puede convertirse también en una comedia. Claro, siempre será una tragedia mayor cuando los productos requieren ser conservados, por ejemplo, en cadena de frío.

Además, hay otros actores principales que intervienen en la historia y que tiene participación muy directa y afectan la trama, son los financieros, miembros del directorio y socios. Todos quieren un capital de trabajo bajo en inventarios y con el mejor rendimiento. Nuestro protagonista logístico recibe también la carga plena de esta parte de la trama.

Así sea difícil de creer, esto se vive en muchas compañías del mundo. En todas se puede encontrar conflicto alrededor de la gestión de inventarios, protagonistas, ¡y hasta antagonistas!, es decir, en todas hay drama, y de todas ellas se podrían escribir cientos de historias.

Lamentablemente todos estos dramas tienen fuentes o tramas similares. Los logísticos o encargados de planear la demanda, inventarios y abastecimientos no consideran todas las variables que les afectan, no tienen en cuenta a “coprotagonistas” relevantes, o incluso adoptan modelos errados o estáticos de inventarios que resultan fatales para sus compañías.

Se encuentran de forma recurrente casos en los cuales existe sobre stock en productos de baja rotación, es decir productos obsoletos y, simultáneamente, baja o nulas existencias en productos de alto volúmenes de ventas. Es decir que al final, en términos absolutos, las compañías cuentan con excesos en su inventario. De estos, casi un diez por ciento (10%), se estiman que no son monetizables.

Según la Superintendencia de Sociedades de Colombia, entidad estatal qué, entre otras funciones acopia la información financiera de las empresas de este país, las mil empresas más grandes del sector real, pasaron de un índice de rotación de activos de 0.65 para el año 2016 a uno de 0.63 en el año 2017. Es decir que el índice de rotación de las empresas más importantes del país, que está asociado, de alguna manera a los inventarios y a la generación de utilidades, sufrió un retroceso. Es decir, el país requiere hacer más eficiente la gestión de sus activos y no perder competitividad.

En cuanto a la rotación de inventarios, recordemos que este se obtiene al dividir costos de la mercancía vendida durante un periodo, entre el valor promedio de inventarios en ese mismo periodo, es decir que si se obtiene un índice alto se está indicando que la compañía tiene una adecuada administración de sus recursos, convierte el inventario en dinero muy rápidamente y además requiere un bajo capital de trabajo. Incluso si las rotaciones son altas, existen muchos más beneficios como es, por ejemplo, un menor requerimiento de espacio para almacenamiento.

No se puede olvidar que la existencia del inventario es consecuencia de la diferencia entre la demanda y lo que se presupuestó de compra y sus diferentes restricciones. Por lo tanto, si se conociera el valor exacto de la demanda y se pudiera comprar en las mismas cantidades y en el mismo tiempo, no se requerirían inventarios en stock.

Reducir los inventarios, y de paso el capital de trabajo, manteniendo, o incluso, aumentando los ingresos es perfectamente viable. Retomando nuestra analogía “dramática”, esto será posible si defino, ejecuto y controlo los actos, escenas y cuadros que debe llevar nuestra obra de planeación de la demanda, gestión de inventarios y abastecimiento.  Veamos qué se recomienda.

PRIMER ACTO: ESTRUCTURACION DEL PROCESO

Es necesario se estructure una planeación integrada de compras y de demanda dentro de la compañía y por ende del inventario. Para ello deben crearse procedimientos y políticas que involucren a las áreas comerciales y financieras para que todos guarden sintonía alrededor de los objetivos definidos.

SEGUNDO ACTO: DEFINIR EL MODELO DE INVENTARIOS

Atrás quedan las opciones de gestionar inventarios de esquema fijos. Con una demanda con características dinámicas en términos de estacionalidad, tendencia y con canibalización de promociones sobre productos de línea, no es sensato definir un modelo de inventarios estático. Un sistema eficiente de inventarios debe diseñarse para atender la dinámica del negocio y debe contar con un esquema de revisión constante o periódica. Solo de esa manera se podrá atender eficazmente la gestión del activo más importante de la compañía.

No se pueden usar los tradicionales promedios simples para estimar los niveles de inventario o definir un nivel de servicio generalizado para todos los productos y canales, se deben considerar elementos como rentabilidad, valor, variabilidad y lead time, para asignar niveles de servicio similares a grupos de productos con características similares. Si se quiere gestionar eficientemente el inventario se debe administrar individualmente cada uno de los SKUs, con su particular comportamiento. Cada uno exige su propia atención.

Pareto sigue rigiendo el enfoque, pero para hacerlo más preciso se debe no solo usar una matriz unidimensional ABC sino hacerla bidimensional XYZ considerando en esta última, por ejemplo, días de inventario. La clave es gestionar todos los SKUs pero tener el foco en los productos estelares. Una matriz bidimensional es ideal para que el proceso tenga el efecto que la organización espera.

De otra parte, es muy importante contar con las variables adecuadas para determinar el tamaño de lote para aprovisionamiento. En este caso es muy común el uso de la fórmula de la Cantidad Económica de Pedido EOQ que equilibra los costos de pedido contra los costos de inventario. Si el negocio al que Ud. pertenece tiene un alto número de referencias o SKUs y este acto lo agobia, tranquilo, cuando la obra llegue al quinto acto podrá disfrutar de ella. Atento.

Datos y variables a considerar en el modelo de inventarios

En el siguiente cuadro puede encontrar los datos que se requieren paragestionar un modelo de inventarios y sobre los cuales se podrán calcular tamañodel lote, nivel de pedido, coeficiente de variación, distribución de lademanda, previsiones y análisis ABC/XYZ.

Fuente: gestión de inventarios en perspectiva, por Eric van Dijk, Sander de Leuwmy Paul Durlinger

El stock de seguridad en escena

Finalmente es importante considerar las siguientes variables para la gestión del stock de seguridad: Plazo de entrega, tiempo de revisión, cantidad mínima de compra CMC, fiabilidad del proveedor, desviación estándar de la demanda y nivel de servicio.

TERCER ACTO: GESTIONAR Y CONSIDERAR LOS INDUCTORES DE LA DEMANDA

Ya con una estructura y un modelo de inventarios, ahora se necesita detectar qué afecta la demanda y en algunos de los casos gestionar los inductores que negativamente afectan la gestión.

Estacionalidades y tendencias

Con la información histórica de ventas, y la experiencia del personal, se pueden determinar tendencias y estacionales en el comportamiento de cada SKU en cada lugar donde se cuente con inventarios. El modelo debe detectar y adoptar estos comportamientos pues se requiere abastecer oportunamente para atender esta demanda.

Eventos y promociones

El proceso debe permitir al gestor de inventarios detectar eventos especiales que la empresa realice para considerarlos en sus previsiones actuales. Es común definir fechas especiales que afectan inventarios. Promociones y descuentos deben ser considerados para que las órdenes de compra se gestionen oportunamente y en las cantidades previstas por el área comercial.

El registro histórico de estos casos debe conservarse para que en el futuro sean fuente de consulta y además para que los pronósticos para aquel entonces no sean tomados con información histórica errada.

Efecto fin de mes

Como síndrome de fin de mes se conoce el efecto en el cual la última semana del mes tiene un aumento inusitado de la demanda. En este caso es necesario que el encargado de inventarios o logístico promueva en la compañía gestiones para reducir o eliminar este fenómeno haciendo que la fuerza de ventas, y todos los involucrados, aborden soluciones concretas para su erradicación. Este efecto tiene un alto impacto en la gestión de inventarios, operaciones y logística.

CUARTO ACTO: GESTIONAR Y CONSIDERAR LOS INDUCTORES DE LA OFERTA

La oferta también cuenta con inductores que deben ser considerados y gestionados por el encargado del inventario en el mejor de los casos. Algunos de ellos son el lead time de proveedores, su fiabilidad y los eventos especiales que esté presente. Los casos de vacaciones colectivas de proveedores, deben tenerse en cuenta e incluirse dentro del modelo.

Estos inductores tienen un efecto directo en el stock de seguridad por lo tanto es importante sean gestionado para que sean reducidos pues esto conducirá a disminuciones de stocks.

QUINTO ACTO: SISTEMATIZAR

En la analogía tomada ahora se habla de la escenografía. Si la compañía a la cual Ud. pertenece cuenta con un bajo número de referencias o SKUs, el montaje del modelo de inventarios podrá hacerlo en herramientas poco sofisticadas.

Pero si su compañía cuenta con un alto número de SKUS, CDs o puntos de venta, lo aconsejable es que adquiera un software que le apoye en la gestión del pronóstico, inventarios y órdenes de compra. Prima la responsabilidad en la gestión de los inventarios pues una hoja de cálculo nunca podrá ser una herramienta confiable y robusta para gestionar seria y profesionalmente uno de los activos más valioso.

Existen aplicativos, integrados a ERPs, que pueden ayudar con el forescast técnico de la demanda, gestión de los inventarios y órdenes dinámicamente y que cuentan con la algoritmia que busca el uso óptimo del capital de trabajo.

Slimstock, compañía holandesa experta en la optimización de inventarios dinámicos, cuenta con un software especializado en la gestión de inventarios, Slim4. Gracias a esta herramienta de primer nivel y líder en el mercado, se pueden lograr reducciones de stock entre el 20% y 40%, al mismo tiempo en que se mejoran los niveles de servicio, aumentando las ventas e ingresos para las compañías.

ACTO FINAL: MEDIR Y MEJORAR CONSTANTEMENTE

Para cerrar el círculo PHVA “Planear – Hacer – Verificar – Actuar” es necesario entonces implementar una batería de indicadores que refleje la información más relevante y permita tomar acciones correctivas y mejorar. El dashboard debe reflejar información, incluso a nivel de SKU o grupos relevantes, sobre rotación, nivel de servicio, roturas presentadas, roturas a presentarse, comportamientos atípicos, entre otros.

Como estamos hablando de obras y dramas, la recomendación es similar. Ud. podrá encontrar grandes obras, literatura y expertos que podrán ayudarle a profundizar en estos temas y disfrutar cómodamente en este fascinante mundo de la optimización. En sus manos está buscar un final feliz cada mes, no obstante, es seguro que las tramas, tensiones e intrigas continuarán en nuestros escenarios y, con total certeza, si renacieran Esquilo, Sófocles o Shakespeare estos tendrían su fuente de inspiración divina en un lugar muy cercano a nosotros.

Autor. Javier Galindo Mayorga,

Director Comercial en Decisiones Logísticas

jgalindo@dl.com.co

Bogotá,  2018