Parkinson en las organizaciones, optimizando recursos más allá de un síndrome

Cuando decidimos con mi familia mudarnos de una casa de tres plantas de 150 metros cuadrados a un apartamento al norte de la ciudad de 74 metros, lo primero que se nos vino a la mente es como haríamos con los enseres, muebles y objetos que teníamos y que estábamos seguros necesitábamos. Pues bien, nos mudamos somos felices en nuestro nuevo espacio y  de forma increíble concluimos que en nuestro nuevo hogar no nos faltó lo que descartamos y obsequiamos. Sin proponérnoslo, ¡retamos y superamos la Ley de Parkinson!

Analizando las cifras de la Superintendencia Financiera de Colombia, el saldo en tarjetas de crédito desde el año 2012  viene creciendo en promedio al 10.45%, mientras las tarjetas vigentes han crecido en el mismo periodo de tiempo a un ritmo del 5.75%. ¿Como se explica esto?, de nuevo por la Ley de Parkinson: todos sabemos que tener un cupo en una tarjeta de crédito es tentador, es posible que una parte del crecimiento de la cartera en tarjetas esté dado por el crecimiento en el consumo de los tarjetahabientes fidelizados y no por la aprobación de nuevas tarjetas.

El ser humano y las organizaciones se adecuan a sus espacios y a su tiempo disponible y su comportamiento está regido por la Ley de Parkinson. Atención, no estoy hablando del mal de Parkinson, me estoy refiriendo a lo detectado y promulgado por el profesor Cyril Parkinson quien a mediados del siglo veinte, vinculado a la marina británica, pudo comprobar que a medida que el imperio perdía importancia en el contexto mundial, su burocracia crecía.

El investigador pudo demostrar algunos principios que resultan evidentes pero que en algunos casos nosotros o las organizaciones no detectamos y menos enfrentamos. Parkinson formuló los siguientes principios que definitivamente tiene un efecto en nuestras compañías y en el comportamiento de los seres humanos:

  1. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización.
  2. Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
  3. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia: ley de la trivialidad.
  4. Por mucho espacio que se tenga siempre hará falta más: ley de la ocupación de los espacios vacíos.

Veamos de qué trata cada una de ellas y qué debemos hacer para enfrentarlos  y dominarlos.

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización.

Significa que entre más tiempo se disponga para realizar una actividad más tiempo se requerirá en ella. Es común que si a alguien se da un tiempo para realizar un informe, atender una situación, o una tarea en la universidad por ejemplo, esta persona se tome todo el tiempo para hacerla, dejando su realización en muchos casos hasta último momento. Esto afecta el desempeño de equipos de trabajo y proyectos, es altamente recurrente en la logística, en el sector real y bancario con el llamado efecto de fin de mes.

Para mitigar esto, es aconsejable se definan tiempos cortos o metas parciales para la realización y entrega de trabajos. Cortes de cuentas pueden generar muy buenos resultados. Es importante que estos tiempos o cortes se definan considerando la calidad y volumen esperados. Se recomienda también la generación de indicadores o estadísticas que muestren la evolución de las labores.

La asignación de recursos también está afectada por esta afirmación de la Ley de Parkinson. Si para realizar una labor, por ejemplo, se requiere un único recurso, humano en este caso, pero se designa más que esto, el personal se encontrará siempre ocupado. En  este caso los recursos, es decir la totalidad del tiempo disponible de los seres humanos, son cubiertos por la totalidad de la actividad.

Esta es una situación que se da también en proyectos o en operaciones. Si se asigna un operario más del necesario, el rendimiento del primer operario se reduce o el segundo se ocupa en otras actividades que no generan valor. Parkison indicaba que “El hombre más ocupado es el que tiene tiempo de sobra.” Para enfrentar con éxito esto, lo recomendable es contar con estudios de tiempos serios y herramientas que ayuden con el control, análisis estadísticos y la programación de turnos y trabajos. Existen en el mercado herramientas que ayudan con el pronóstico y programación de turnos de trabajo que ayudan  a contrarrestar la Ley de Parkinson en este apartado.

Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.

Ejemplos hay millones. Es común que a medida que se avanza en una escala salarial o alguien obtiene un ingreso adicional en sus negocios, estos recursos se gasten al mismo ritmo que ingresan. En este caso caben ejemplos como herencias, loterías o premios no esperados. Es típico conocer personas que al beneficiarse de la suerte, en un breve periodo de tiempo ya no cuentan con esos recursos, e incluso terminan debiendo más dinero del que tenían antes de su racha.

Se recomienda que una vez obtenido el ingreso adicional, incluso antes de recibirlo, este se destine a algún tipo de inversión, en especial en activos de que no sean fácilmente monetizables, es decir que su naturaleza impida su  fácil conversión a efectivo.

El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.

Parkinson se refiere al hecho de que la mayoría del tiempo el ser humano se dedica a resolver asuntos triviales, situación que se agrava cuando un colectivo debe decidir sobre algo. Los asuntos menos relevantes son los que mayor tiempo demandan.

Para abordar esto, se aconseja aplicar el principio de Paretto, o definir tiempos precisos y específicos en agendas de trabajo.

 Por mucho espacio que se tenga siempre hará falta más.

Llegamos al origen de este escrito. Ningún espacio que tengamos será suficiente, siempre nos faltará un centímetro más para ocupar. De nuevo, entonces, los lugares también tienden a ser ocupados en su totalidad. Haga Ud. el ejercicio, analice qué tiene, qué chuchería y archivo puede descartar y por lo tanto cuanto de su espacio es innecesario ahora o puede destinarlo para asuntos más productivos o enriquecedores.

Esto aplica para lugares físicos, virtuales e inclusive mentales. La invitación es entonces a plantearse cómo Parkinson sí está presente en su vida, no como un síndrome o mal, sino como una oportunidad para incrementar su productividad y eficiencia.

Javier Galindo Mayorga

jgalindo@dl.com.co

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